Lead Management: Cos’è e perchè è così importante nel 2023

Ultima modifica il 16/06/2023 by Giodella

La lead management è definita come la metodologia, il processo e i software utilizzati per raggiungere potenziali clienti e convertirli in acquirenti utilizzando strategie di vendita e marketing mirate ed efficaci.

La lead management è quindi essenziale per le aziende che desiderano ampliare la propria base di clienti e raggiungere un pubblico più vasto, ma anche per i freelancer e blogger che vogliono migliorare l’efficacia delle loro conversioni. In questo articolo, discuteremo di che cos’è la lead management, i modi migliori per l’acquisizione e la gestione dei lead e le migliori piattaforme in questo campo.

Cos’è la Lead Management?

Molte aziende ricorrono ancora a metodi abbastanza antiquati come fogli di calcolo per il monitoraggio e la gestione dei lead. Tuttavia, questo è un processo estremamente inefficiente e può impedire la conversione della maggior parte dei lead, arrivando a cifre fino al 70%. 

Per migliorare questo processo è necessario applicare tecniche strategiche per ottenere nuovi lead e garantire che la fase di conversione venga raggiunta da più contatti possibili.

Un lead si riferisce a qualsiasi individuo o azienda che potrebbe essere interessata al vostro prodotto. Questo interesse viene espresso attraverso la condivisione dei dettagli di contatto, facendo clic su un collegamento “registrati ora”, visitando il vostro sito Web, visualizzando un video del prodotto o qualsiasi altra forma di interazione. Il lead management utilizza i dettagli forniti da un lead per categorizzarli sistematicamente e pianificare i punti di azione.

Potete quindi seguire diversi lead o ritargetizzarli con contenuti, a seconda della fase in cui si trovano nella processo di lead management. 

Ad esempio, quando un rappresentante nel B2B contatta l’utente utilizzando il modulo di contatto del vostro sito Web, questo può essere considerato un lead di canalizzazione inferiore:voi o il vostro team di vendita potete contattare direttamente l’individuo e iniziare l’acquisizione del contatto. 

D’altra parte invece, qualcuno che ha visitato il vostro sito web più di tre volte può essere considerato un lead top-of-the-funnel. Potete inserire annunci specificamente mirati per questo pubblico per alimentare più interesse, in quanto già più incline all’acquisto di chi invece chiede informazioni in modo generico. Tutte queste attività rientrano nella definizione di lead management.

Il lead management è, quindi, un’area vasta, che copre quasi tutte le tecniche di vendita utilizzate per acquisire e convertire i lead. Sebbene ciò possa essere fatto manualmente, è consigliabile utilizzare una piattaforma digitale che si colleghi al vostro sito Web da un lato e al vostro CRM dall’altro per creare un ciclo di vita continuo dei dati. Il cliente può quindi essere guidato attraverso questo ciclo di vita, sperimentando un percorso semplificato dall’interesse alla conversione.

Ma come fare a sapere se siete pronti per un sistema di gestione dei lead di nuova generazione?

Ecco alcuni punti su cui basarsi:

• Non avete un’unica fonte di informazioni, spendendo molto tempo per reperire dettagli sui vostri lead.

• I lead acquisiti non sono qualificati. Ciò significa che state spendendo una quantità eccessiva di tempo per classificare i lead buoni e quelli cattivi.

• Non c’è visibilità sul comportamento dei lead. Di conseguenza, non potete condurre campagne di contenuti mirati rischiando di perdere vendite

• Trascurate spesso le opportunità. In qualsiasi sistema di gestione dei lead, ci si aspetta che perdano alcuni lead, tuttavia, questo non dovrebbe superare una soglia specifica.

• I tassi di conversione sono scarsi. Ciò è in genere dovuto alla mancanza di attività di consolidamento, motivo per cui i lead promettenti non si trasformano in potenziali clienti qualificati.

Se questi scenari vi suonano familiari, è chiaro che la vostra organizzazione ha bisogno di una strategia di una lead management più solida, aiutata dalla tecnologia. 

Scegliendo di affidarvi una piattaforma digitale, l’intero processo di lead management può essere automatizzato e migliorato tramite l’uso di analisi e intelligenza artificiale. 

Perché la Lead Management  è così importante?

Piccole imprese / Liberi professionisti

• Devono affrontare una concorrenza enorme e la sostenibilità del mercato è minore.
• Le piccole imprese possono selezionare versioni gratuite degli strumenti di gestione dei lead. 
• Possono ottenere un buon ROI con un piccolo budget.
• Spesso mancano la capacità e la forza lavoro per concentrarsi sui lead, archiviarli correttamente, gestire la pipeline e rispondere in tempo. 
• Risorse limitate e vincoli di tempo ostacolano i processi se definiti e seguiti.
• Manca l’integrazione di vari mezzi di attrazione del lead e i profitti sono limitati, il che rende importante per le piccole imprese disporre di uno strumento di gestione del lead.

Medie Imprese

• La concorrenza è dura con i nuovi entranti nel mercato e la competizione sui prezzi sta uccidendo le imprese di medio livello. 
• Devono soddisfare le aspettative del cliente e deve estendersi in termini di prezzo e qualità del servizio.

Grandi società

• I fattori che lo rendono obbligatorio per le grandi organizzazioni sono il business diffuso, la richiesta di una migliore funzionalità, l’elevata aspettativa di prospettive, ecc.
• Comprensione e controllo approfonditi del mercato, prevedibilità di fascia alta, coinvolgimento di più parti e più canali di acquisizione di lead.
• Una potente connettività con le piattaforme social, l’immagine del marchio e molto altro oltre alla semplice consegna puntuale del prodotto o del servizio è un imperativo per le grandi organizzazioni.

Punti fondamentali della Lead Management

Vediamo ora quali sono i passaggi fondamentali della Lead Management, per renderla il più produttiva ed efficiente possibile:

1. Tracciamento

Iniziamo con l’acquisizione automatizzata dei lead, poiché esistono molteplici fonti di generazione di lead, dalle visite al sito Web ai social media e dall’e-mail marketing agli annunci a pagamento. Nel settore B2B, i lead possono essere acquisiti anche dalle conversazioni telefoniche: tutti questi dettagli devono essere inseriti nel sistema di tracciamento tramite l’automazione.

Ora, il comportamento dei lead può essere monitorato per intensificare ulteriormente l’interesse per il tuo prodotto. Ad esempio, se il lead visualizza ripetutamente la pagina di destinazione del prodotto nella stessa settimana, puoi avviare una campagna e-mail mirata utilizzando un software apposito, come ad esempio GetResponse o Sendinblue, sfruttando i contenuti per convertire il potenziale cliente.

2. Distribuzione

Questo è un passaggio relativamente semplice nel processo di gestione dei lead. Una volta che i lead sono stati acquisiti e monitorati, potete inoltrare i dettagli al team di vendita pertinente, qualora ne abbiate uno. Ad esempio, potreste avere una squadra separata per i clienti aziendali di piccole e medie dimensioni, un altro team per il mercato verticale, nonché squadre di vendita specifici per località.

Ricordate, più velocemente un lead viene contattato dalle vendite, maggiori sono le vostre possibilità di conversione.

3. Qualificazione

Questo è uno dei più grandi vantaggi dell’utilizzo di un CRM.

Per molto tempo infatti,questo passaggio è stato gestito manualmente, affidandosi alla competenza e all’esperienza personale di esperti di marketing e responsabili delle vendite. Ora, la tecnologia artificiale può monitorare i tratti e i parametri che definiscono il lead e può qualificarli automaticamente con la giusta etichetta e velocizzando di molto la lead management.

Infatti, verrà assegnato un punteggio di qualità a ogni lead, in base al vostro cliente ideale e ai dati raccolti dal monitoraggio del comportamento dei lead. La qualificazione dei lead riduce significativamente il tempo dedicato ai follow-up.

4. Nurtured

In un mondo ideale, un lead qualificato si trasformerà inevitabilmente in una vendita di successo, tuttavia non è sempre così.

I vostri contatti potrebbero iniziare a perdere interesse, potrebbero cambiare idea sui requisiti del prodotto o essere attratti da un concorrente:  nulla di preoccupante, sono avvenimenti normali all’interno del processo di lead management.

Questi contatti “caldi” (promettenti, ma che non mostrano interesse immediato) devono essere coltivati ​​attentamente per garantire la conversione.

Come migliorare la Lead Management?

Esistono diversi accorgimenti che potete seguire per garantire un’efficace lead management.

Questi vi aiuteranno a raggiungere due obiettivi a lungo termine: in primo luogo, acquisire e convertire il numero massimo di lead e, in secondo luogo,a  ridurre al minimo il numero di lead non proficui nella canalizzazione di vendita e marketing.

Ecco 5 consigli da seguire nel processo di lead management

1. Sfrutta contenuti mirati per l’acquisizione di lead

Il contenuto mirato è fondamentale nella vostra strategia di gestione dei lead. Soprattutto nel settore B2B, dovete affermare il vostro marchio come leader ed esperto di prodotto oltre che come venditore. Prendendo come esempio il settore lifestyle e cosmetica, le guide pratiche e le recensioni dei prodotti possono fare molto per creare la fiducia dei clienti e consolidare l’interesse, portandoli poi all’acquisto

2. Misurare l’impatto degli sforzi del Lead Management

Durante questo processo, è fondamentale monitorare quali sono le azioni che portano i risultati migliori e quali hanno invece poco efficacia, al fine di fare una scrematura e concentrarsi sulle azioni più consone alla Lead Management.

3. Non concentratevi solo su contatti interessanti

Non è consigliabile iniziare la lead management solo con lead interessanti fin da subito. È probabile che il vostro database di lead iniziale comprenderà una varietà di potenziali clienti in diverse fasi del percorso di acquisto. Cercando solo lead interessanti, potreste perdere potenziali contatti “caldi”, che potrebbero essere coltivati ​​nella conversione.

Tattiche come moduli di contatto visualizzati in modo chiaro, presenza sui social media e pubblicità a pagamento possono aiutarvi a raggiungere un vasto pubblico nella parte superiore della canalizzazione.

4. Collaborare con il team di vendita

Non lo sottolineerò mai abbastanza: una strategia di lead management di successo dipende dalla collaborazione tra marketing e vendite. Mentre i professionisti del marketing hanno il compito di generare lead, è il responsabile delle vendite che deve seguire, gestire e convertire il potenziale cliente. Lavorando insieme, queste due funzioni possono migliorare i tassi di conversione e reinventare le esperienze dei clienti.

Se siete invece un libero professionista, ricordatevi di dare molta attenzione a questa fase, pena il rischio di non ottimizzare adeguatamente il processo di lead management.

Quali sono le differenze tra un software di Lead Management e un CRM?

Il processo di raccolta dei dati, identificazione dei potenziali clienti e chiusura dell’affare è incluso nella Lead Management. CRM- Customer Relationship Management, d’altra parte, richiede di disporre di un database clienti esistente e quindi considerare l’approccio di vendita.

Un lead infatti è come un aspirante cliente: se entrambe le parti sono soddisfatte, il nostro lead diventerà un cliente soddisfatto.

Alcuni strumenti software combinano i servizi di gestione dei lead e CRM poiché il primo porta al successivo, ma il CRM non può mai far parte della gestione dei lead. Lead Management vs. CRM è simile a Potenziali clienti vs. Clienti esistenti.

Spiegato ulteriormente è come la differenziazione dell’utilizzo delle offerte promozionali e delle offerte fedeltà, in cui i clienti ottengono il vantaggio di entrambi, a differenza dei potenziali clienti.

Caratteristiche generali dei software per la Lead Management

Di seguito sono elencate le varie funzionalità di Lead Management Tools.

– Raccolta automatizzata dei dati: le aziende utilizzano una varietà di canali di marketing come Facebook, Twitter, sito web, chat, blog, e-mail marketing, concorsi, ricerche e sondaggi, sondaggi e altri metodi offline, ecc. per la raccolta dei dati.

– Gestione dei dati: più canali producono dati che devono essere archiviati, ordinati, etichettati, formattati, filtrati, identificativi della fonte, deduplicati ed elaborati per renderli accessibili. Il contatto e la sua cronologia devono essere gestiti in modo efficiente per l’invio di preventivi, l’e-mail marketing, l’integrazione con i social media, ecc.

– Assegnazione del lavoro e gestione delle attività: i lead necessitano di un’azione immediata per ogni richiesta. Le azioni tempestive del passaggio dei lead e del loro portarli a un nuovo livello,sono decisamente fondamentali

– Risposta ai lead: il nuovo lead e la risposta immediata ad esso sono tra i fattori decisivi per il futuro di quel lead.

– Pianificazione e monitoraggio dei lead: è possibile il livello secondario di pianificazione delle azioni richieste in data e ora specifiche e monitoraggio degli sviluppi. Il monitoraggio del sistema aiuta il team a pianificare la giornata e a gestire i dati salvati dalla micro gestione. La pianificazione è l’integrazione del calendario e può essere un promemoria per la risposta alla chiamata, l’azione richiesta, l’attività in sospeso, le chiamate di follow-up, la pianificazione di una riunione individuale e molto altro.

– Comunicazione: la gestione del lead, se usata con saggezza, può permetterci di identificare il momento ed il metodo di approccio che portano a una particolare fase del lead. Sapere cosa fare quando si svolge l’azione crea una corretta interazione.

– Process Automation: Vi permette di avere un dialogo più veloce con il potenziale cliente e rimanere in contatto con lui. Le possibilità che il vantaggio sfugga sono minori a causa delle azioni tempestive intraprese dal team. L’automazione non solo risparmia lo sforzo, ma fa anche rotolare la palla più velocemente.

–Funnel di vendita: gli sforzi alla fine sono per le vendite e i lead che si convertono al cliente. L’azienda è in corsa con i concorrenti e il tempo, l’utilizzo delle risorse, gli strumenti e la gestione del tempo che influenzano la conversione dei lead. Il tempo risparmiato in un certo senso è denaro per le aziende, quindi i metodi intelligenti per filtrare e valutare i lead aiutano a creare un forte imbuto di vendita.

– Attività di vendita: dopo la prevendita, le attività di vendita come la generazione della fattura, il programma di pagamento, il sollecito di pagamento, la generazione della ricevuta, ecc. sono le capacità del sistema di gestione dei lead.

–Analisi dettagliata: le organizzazioni utilizzano gli strumenti di gestione dei lead per analizzare il livello di automazione dei lead, assegnazione, definizione delle priorità, pianificazione delle attività, tracciamento, ecc. È una potente funzionalità che consente di calcolare i tassi di acquisizione, i tempi di consegna, il calo di punti di uscita, costi di conversione, ritorno sugli investimenti, rapporti di chiusura e molto altro.

– Rapporti: i rapporti aiutano a valutare il rapporto tra sforzi e ritorni sui lead di qualità e identificare i modelli comportamentali che danno i risultati desiderati. La misurazione, la gestione e il miglioramento delle prestazioni per massimizzare l’efficacia consentono alle aziende di guidare la corsa.

– Azioni post analisi: il successo dell’attività di marketing e promozione è per convertire il lead, ovvero ha bisogno di azioni corrette in tempo, in base all’analisi. L’analisi è il test allo specchio dei tuoi sforzi finora.

–Sicurezza dei lead: i processi e le metodologie utilizzati sui lead e le relative informazioni di base sono riservati e non sono accessibili a nessuna parte interna o esterna diversa da quella che ci lavora e dal manager.

– Chiarezza del ruolo: i ruoli e le responsabilità sono stabiliti e non possono essere interferiti né vi è alcuna possibilità che lo stesso lead o duplicato venga assegnato a un altro membro del team. I lead sono potenziali clienti, salvandoli così dal bombardamento delle stesse e ripetitive informazioni di prodotto o servizio.

Quali sono i migliori software per la Lead Management?

Hubspot

HubSpot è famoso per le sue utili e innumerevoli funzionalità. HubSpot è utilizzato da oltre 12.000 aziende in 56 paesi per la gestione e la conversione dei lead.

Se volete approfondire Hubspot, trovate la recensione completa e dettagliata qui

Pro:

• Gestione della pipeline
• Gestione della campagna
• Importare ed esportare lead è facile.
• È disponibile una formazione dettagliata.

Contro:

• I dati indesiderati possono essere aggiunti alla funzione CRM di tracciamento della posta elettronica e, se non spuntati, perdete la possibilità di acquisire dati.
• Non si integra in altri strumenti di posta elettronica.
• Meno ROI per i piccoli utenti.
• Il cruscotto può essere semplificato.

Verdetto: il suo ampio software è ricco di funzionalità utili per le vendite, il marketing e la gestione delle relazioni con i clienti. Il marketing completo assemblato nel software semplifica la funzione di marketing.

I settori che utilizzano il software di gestione dei lead HubSpot includono software per computer, servizi finanziari, tecnologia e servizi informatici, ospedale e assistenza sanitaria, marketing e pubblicità, hardware per computer, consulenza gestionale, personale e reclutamento, settore immobiliare e costruzioni.

ActiveCampaign

ActiveCampaign è uno strumento di automazione CRM per le vendite ottimizzato per quanto riguarda il punteggio e le capacità di sviluppo dei lead.

Il software fornisce tutte le funzionalità necessarie per generare e coltivare lead qualificati con maggiori possibilità di conversione.

Tracciando l’attività di un potenziale cliente in ogni punto del ciclo di vita delle vendite, ActiveCampaign vi aiuta a capire quanto è coinvolto un potenziale cliente. Un coinvolgimento più elevato si traduce in un’aggiunta al punteggio principale. Riceverete immediatamente una notifica quando il punteggio di un lead sta aumentando, in modo che voi o il vostro team di vendita possiate contattarlo con trattative che potrebbero essere concluse.

Pro:

• Il punteggio lead consente di sapere a quale lead dare la priorità.
• Invia e-mail automatizzate ai team di vendita quando i lead raggiungono un determinato punteggio.
• Aggiorna automaticamente i tuoi dati di contatto.
• Ottieni una visione dell’intera pipeline di vendita e della cronologia dei lead dal record del contatto.

Contro:

Gli utenti inesperti potrebbero impiegare del tempo per familiarizzare con le numerose funzionalità dello strumento.

L’interfaccia principale  potrebbe beneficiare di un po’ più di stile visivo.

Verdetto: Col senno di poi, l’intuitivo punteggio dei lead e la funzione di tracciamento delle attività di ActiveCampaign lo rendono uno dei migliori software di lead management sul mercato.

Monday.com

Il software CRM di monday.com vi aiuterà a gestire i dati, le interazioni e i processi dei clienti. Vi permetterà di gestire queste cose nel modo che preferite e tutti i vostri dati saranno protetti. Questo software CRM ha funzionalità di automazione per aiutarti con attività ripetitive.

Può eseguire l’inserimento automatico di lead acquisiti su qualsiasi altro modulo e vi permetterà anche di inserire i lead importandoli da vari strumenti.

Pro

• Sarete in grado di ottenere rapidamente approfondimenti e una chiara panoramica delle vendite, dei processi e delle prestazioni attraverso la dashboard.
• Possibilità di impostare promemoria automatici, notifiche di scadenza e assegnare automaticamente nuove attività ai compagni di squadra.
• Mettendo le attività ripetitive sul pilota automatico sarete in grado di automatizzare la tua pipeline di vendita.
• I lead possono essere acquisiti online tramite il modulo di contatto integrato.

Contro:

• Sebbene offra una prova gratuita del prodotto, manca un piano gratuito standard.
• Non fornisce funzionalità come l’impostazione di attività ricorrenti e mappe mentali. 
• Lo strumento non ti consentirà di passare da una visualizzazione all’altra. Sarà utile passare da una visualizzazione all’altra del progetto.

Verdetto: monday.com fornisce una piattaforma CRM altamente sicura e affidabile che perfezionerà il tuo processo di vendita e vi aiuterà nelle attività post-vendita. Vi fornirà una panoramica delle opportunità di business complessive. Questa piattaforma vi sicuramente aiuterà con il monitoraggio dei lead e con l’organizzazione.

Pipedrive

Pipedrive ha meravigliose funzionalità di gestione della pipeline, integrazione della posta elettronica, gestione delle attività, importazione-esportazione di dati, report sulle vendite e previsioni. Utilizzato da oltre 85000 aziende, è uno strumento popolare e molto efficace sia per le piccole che per le medie imprese. Gestisce le vendite e fornisce un quadro dettagliato e chiaro delle loro offerte esistenti e storiche.

Pro:

• Semplice e facile da usare.
• Seleziona le metriche per personalizzare la tua dashboard.
• Ciclo di vita del cliente e misure delle prestazioni di vendita.
• Dati storici.

Contro:

• L’app mobile deve funzionare spontaneamente affrontando le sfide.
• La disponibilità di troppi filtri può renderlo complesso.
• Non può avere piani separati per un diverso livello di utenti che necessitano di funzionalità particolari.
• Le notifiche richiedono l’integrazione con Slack o Zapier.

Verdetto: questo strumento è il migliore per i venditori per rimanere organizzati. È semplice da usare e facile da adattare. Il prodotto ha un buon rapporto qualità-prezzo e l’assistenza clienti è encomiabile. È adatto per un massimo di 1000 dipendenti, quindi se siete una piccola o media azienda va benissimo.

Zendesk

Zendesk è un potente software CRM ricco di funzionalità che facilitano la gestione dei lead. Ospita funzionalità come “Funnel Tracking” che vi informano sulla capacità di una campagna di marketing di generare entrate.

Personalmente mi piace anche il modo in cui aiuta gli utenti a rilevare preventivamente i problemi nel ciclo di vendita, grazie alla funzione predefinita “Rapporto sulle conversioni della pipeline”.

Zendesk presenta inoltre agli utenti un elenco Lead Smart personalizzabile, che l’utente può sfruttare per ottenere un rapido accesso solo ai migliori potenziali clienti per la propria attività. Un’altra cosa che mi entusiasma davvero di Zendesk è la sua capacità di registrare automaticamente le chiamate e le e-mail, garantendo così che i lead di qualità non vadano persi mentre si mescola un carico di potenziali clienti.

Pro:

• Una dashboard CRM completamente personalizzabile che  consente di tenere traccia dei lead dal momento in cui entrano nel funnel fino al momento in cui vengono convertiti in clienti.
• Cattura informazioni importanti sul lead come dettagli di contatto, comportamento e altri dettagli importanti.
• Tiene traccia dell’impegno di un lead con la tua attività con l’aiuto del monitoraggio delle attività.
• Consente di implementare soluzioni basate sui dati con report e analisi accurati e completi.
• Si integra perfettamente con diverse app aziendali esistenti per rendere più efficienti la generazione di lead e i processi associati alle vendite.

Contro:

• Sebbene sia disponibile una prova gratuita di 14 giorni, non è disponibile un piano gratuito standard
• Non è possibile aggiungere potenziali clienti direttamente da un dominio aziendale o da un’e-mail per compilare automaticamente i dati

Verdetto: Zendesk è uno strumento CRM di facile utilizzo progettato per automatizzare e aumentare l’efficienza del processo di gestione dei lead. Vi offre l’accesso a un sacco di utili strumenti di vendita, marketing e risparmio di tempo che mirano a semplificare la gestione dei lead, aumentare la produttività e massimizzare le entrate. In quanto tale, Zendesk è decisamente approvato come utile strumento per la lead management

Conclusione

In questo articolo, abbiamo trattato cos’è la Lead Management, come svilupparla efficacemente e perchè è così importante. 

Abbiamo anche analizzato le funzionalità più importanti dei software per la lead management, affinché possiate confrontare e selezionare quello che fa per voi..

Ogni strumento ha ottime funzionalità, ma le migliori scelte rimangono Hubspot e ActiveCampaing, grazie alla caratteristiche uniche che possiedono

Questi software per la Lead Management, saranno fondamentale per ottimizzare il vostro processo di conversione e di conseguenza vi permetteranno di generare più vendite.